Die kleinste brauchbare Zeile
Eine Schicht braucht mindestens Datum, Person, Beginn und Ende. Ergänze Pause sowie einen eindeutigen Hinweis bei einem Ende am Folgetag. Eine zusätzliche Spalte für Standort ist sinnvoll, wenn Personen an mehreren Orten arbeiten.
Plan und Ist-Zeit trennen
Überschreibe geplante Zeiten nicht kommentarlos mit tatsächlich geleisteten Zeiten. Beispiel: Geplant waren 08:00 bis 16:00, tatsächlich endete der Einsatz um 16:30. Getrennte Spalten machen die Abweichung nachvollziehbar.
Farben nur ergänzend nutzen
Beschrifte Früh-, Spät- und Nachtschichten auch mit Text. Ein Ausdruck in Schwarz-Weiß oder eine eingeschränkte Farbwahrnehmung darf den Plan nicht unverständlich machen. Lege die Bedeutung der Kürzel direkt neben die Vorlage.
Eine eigene Vorlage erzeugen
Erstelle im Generator einen kurzen Musterzeitraum und exportiere CSV. Öffne die Datei in deiner Tabellenkalkulation und ergänze nur benötigte Spalten. CSV speichert Daten, aber keine Farben, Formeln oder Druckgestaltung.