Datenschutzerklärung von Zmianówka
Version 1.0 · gültig seit 26.09.2026
Deutsche Übersetzung des bestehenden polnischen Dokuments. Polnische Fassung lesen.
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher für personenbezogene Daten im Zusammenhang mit persönlichen Zmianówka-Konten ist Krystian Milej. Kontakt für Datenschutzfragen: kontakt@zmianowka.pl; Website: zmianowka.pl. Bei Mitarbeiterdaten, die eine TEAM-Organisation eingibt, können die Rollen anders verteilt sein; siehe Abschnitt 8.
2. Verarbeitete Daten
Der Umfang hängt von den verwendeten Funktionen ab. Kontodaten können Name, E-Mail, Tarif, Einstellungen und Erstellungsdatum umfassen. Dienstplandaten können Daten, Uhrzeiten, Schichtart, Notizen, Arbeitsort, Pausen sowie geplante und erfasste tatsächliche Arbeitszeit enthalten. Für Verdienstschätzungen können Stundensätze, Zuschläge, Satzverlauf, Verdienstziel und eingegebene Auszahlung verarbeitet werden. TEAM-Daten umfassen Organisation, Rollen, Mitgliedschaft, Verfügbarkeit, Urlaubsanträge, Schichttausch, Veröffentlichungen, Lesebestätigungen und offene Schichten. Hinzu kommen Anhänge, Kommentare und andere Nutzerinhalte, Supportanfragen, Geräte- und App-Versionsinformationen sowie IP-Adressen, Browser-, Geräte-, Sitzungs-, Anmelde-, Sicherheits- und Auditdaten. Nach Zahlungsaktivierung können Transaktionskennung, Status, Betrag, Währung, Tarif und Daten verarbeitet werden. Vollständige Kartennummern und CVV werden von Zmianówka nicht benötigt.
3. Zwecke
Daten können für Einrichtung, Betrieb und Schutz des Kontos, Dienstplanung, Zeitfunktionen, Rechner, Berichte, PWA und TEAM, E-Mail-Bestätigung, Passwortzurücksetzung und Sitzungsverwaltung verarbeitet werden. Weitere Zwecke sind kostenpflichtige Tarife und Zahlungen nach deren Aktivierung, Support, Beschwerden und Kontakt, Missbrauchsabwehr, Störungserkennung, Sicherheit, gesetzliche Pflichten sowie Feststellung, Geltendmachung und Verteidigung von Ansprüchen. Freiwillige Funktionen können auf einer Einwilligung beruhen, wenn diese die geeignete Grundlage ist.
4. Rechtsgrundlagen
Je nach Situation beruht die Verarbeitung auf Vertragserfüllung oder vorvertraglichen Maßnahmen auf Anfrage, rechtlichen Pflichten, berechtigten Interessen insbesondere an Sicherheit und Anspruchsverteidigung oder einer Einwilligung, wenn die betreffende Funktion tatsächlich eine solche erfordert.
5. Passwörter, Token und Sitzungen
Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert, sondern als Ergebnis einer sicheren Schlüsselableitungsfunktion mit zufälligem Salt. Sitzungs- und Einmaltoken zur Bestätigung oder Zurücksetzung werden als Hashwerte gespeichert. Produktive Sitzungscookies sollen HttpOnly, Secure und SameSite verwenden. Der Administrator kann das aktuelle Passwort eines Nutzers nicht auslesen.
6. Minderjährige
Zmianówka ist nicht ausschließlich für Volljährige bestimmt. Beruht die Verarbeitung von Daten Minderjähriger im konkreten Fall auf Einwilligung und verlangt das Recht die Zustimmung der gesetzlichen Vertretung, wird ein geeignetes Verfahren eingesetzt. Nicht jede Verarbeitung von Kinderdaten beruht auf Einwilligung; die Grundlage hängt von Funktion und Rechtsverhältnis ab.
7. Arbeitsorte und Daten Dritter
Nutzer können Angaben zu Arbeitsort, Dienstplan oder Kollegen eingeben. Sie sollen den Umfang auf das Notwendige beschränken und keine Daten anderer Personen ohne geeignete Verarbeitungsgrundlage eingeben.
8. TEAM und die verantwortliche Organisation
Inhaber oder Administratoren einer TEAM-Organisation können Mitarbeiterdaten eingeben. Bestimmt die Organisation selbst Zwecke und Mittel, kann sie Verantwortlicher sein und Zmianówka als Auftragsverarbeiter handeln. Vor kommerzieller Nutzung eines Modells, das Auftragsverarbeitung erfordert, werden geeignete Bedingungen oder eine Vereinbarung vorbereitet. Die Organisation ist für die Rechtmäßigkeit der eingegebenen Daten, die Mitgliederberechtigungen und die Information betroffener Personen verantwortlich.
9. Zahlungen
Zahlungen werden erst nach Einrichtung des Anbieters und des erforderlichen rechtlichen Ablaufs aktiviert. Vorgesehen ist PayByLink. Danach kann der Anbieter die zur Transaktion erforderlichen Daten nach seiner Dokumentation und Datenschutzerklärung erhalten. Zmianówka kann Transaktionskennung, Betrag, Währung, Status, erworbenen Tarif und für Zahlung oder Beschwerden benötigte Daten speichern. Vollständige Kartendaten sollen nicht in der Zmianówka-Datenbank gespeichert werden.
10. E-Mail
E-Mail-Adressen können für notwendige Dienstnachrichten verwendet werden, etwa Kontobestätigung, Passwortzurücksetzung, Sicherheit, TEAM-Einladungen, Planänderungen und Tarifinformationen. Vorgesehen ist die für die Zmianówka-Domain konfigurierte Mailinfrastruktur; derzeit ist home.pl vorgesehen. Vor dem produktiven Start werden die Anbieterangaben überprüft.
11. KI-Assistent
KI-Funktionen sind optional und erst nach Anbieterkonfiguration aktiv. An das Modell sollen nur die für den konkreten Auftrag benötigten Daten übermittelt werden, etwa ein gewählter Dienstplanzeitraum, nicht die gesamte Datenbank. Vor produktiver KI-Aktivierung wird diese Erklärung um Anbieter, Datenumfang, Aufbewahrung, Verarbeitungsgrundlage und mögliche Übermittlungen außerhalb des EWR ergänzt. Unterschiedliche Datennutzungsregeln kostenloser und kostenpflichtiger Anbietertarife werden vor der Auswahl in Konfiguration und Erklärung berücksichtigt.
12. Anhänge
Anhänge werden für die vom Nutzer gewählte Funktion gespeichert. Dateizugriff unterliegt Berechtigungsprüfungen. Nach Löschung von Anhang oder Konto wird die Datei zur Löschung vorgesehen; ausgenommen sind Sicherungskopien sowie rechtlich erforderliche oder zulässige weitere Aufbewahrung.
13. Empfänger
Daten können an für den Betrieb notwendige Anbieter übergeben werden, etwa Hosting/VPS, E-Mail, Zahlungen, Sicherheit, Sicherungskopien oder KI nach Aktivierung. Der Umfang soll auf das Notwendige beschränkt werden. Bei gesetzlicher Verpflichtung können Daten an zuständige Behörden weitergegeben werden.
14. Übermittlung außerhalb des EWR
Führt ein Anbieter zu Datenübermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, wird ein geeigneter Mechanismus nach der DSGVO eingesetzt und die erforderliche Information bereitgestellt. Vor Auswahl konkreter produktiver Anbieter darf weder angenommen werden, dass eine solche Übermittlung stattfindet, noch dass sie ausgeschlossen ist.
15. Aufbewahrung
Konto- und Arbeitsdaten werden grundsätzlich während der Kontonutzung gespeichert. Auf Anfrage können sie früher gelöscht werden, sofern keine andere Aufbewahrungsgrundlage besteht. Nach Kontolöschung werden Daten gelöscht oder anonymisiert, ausgenommen für rechtliche Pflichten, Sicherheit, Abrechnung oder Feststellung, Geltendmachung und Verteidigung von Ansprüchen benötigte Informationen. Einmaltoken sind befristet; Sitzungen laufen entsprechend ihren Einstellungen ab. Protokolle und Sicherungen können eigene begrenzte Aufbewahrungszeiten haben.
16. Rechte betroffener Personen
Abhängig von Grundlage und Umständen können Rechte auf Auskunft und Kopie, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch bestehen. Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden; die Rechtmäßigkeit vorheriger Verarbeitung bleibt unberührt. Anfragen können an kontakt@zmianowka.pl gerichtet werden. Es besteht außerdem ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde; in Polen ist dies der Präsident des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten (UODO).
17. Export und Kontolöschung
Der Dienst bietet einen Export der Kontodaten. Die Kontolöschung erfordert eine Bestätigung und startet die Löschung der Daten, soweit keine Grundlage für ihre weitere Aufbewahrung besteht.
18. Cookies und Gerätespeicher
Zmianówka verwendet für Anmeldung, Sicherheit, Sitzungen, App-Zustand und PWA notwendige Technologien. Werden künftig optionale Analyse- oder Marketingwerkzeuge hinzugefügt, die Einwilligung benötigen, wird vor deren Aktivierung ein entsprechendes Auswahlverfahren eingerichtet.
19. Sicherheit
Geplante und umgesetzte Maßnahmen umfassen unter anderem HTTPS im Produktivbetrieb, Passwort-Hashing, zufällige Token, serverseitige Berechtigungen, CSRF- und Origin-Schutz, Anmeldebegrenzungen, sichere Cookies, Sicherheitsheader, Administrator-2FA, Auditprotokolle, beschränkten PostgreSQL-Zugriff und Sicherungen. Kein IT-System kann jedoch völlige Risikofreiheit garantieren.
20. Automatisierte Entscheidungen
Zmianówka ist nicht dafür ausgelegt, ausschließlich automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung für Nutzer zu treffen. KI-Vorschläge und Dienstplanwarnungen dienen der Unterstützung.
21. Änderungen
Die Erklärung kann bei Änderungen von Funktionen, Anbietern, Datenflüssen oder Recht aktualisiert werden. Wesentliche Änderungen werden angemessen mitgeteilt. Der Dienst speichert die mit der Registrierung verbundene Dokumentfassung.
22. Kontakt
Krystian Milej, kontakt@zmianowka.pl, zmianowka.pl. Vor Aktivierung von Zahlungen oder produktiver KI wird diese Erklärung erneut geprüft und um tatsächliche Anbieterangaben sowie Informationen zu den tatsächlichen Datenflüssen ergänzt.